一、目的 

为了进一步加强人事档案的管理，使人事档案能够准确、全面、历史地反映每位职工的情况，积累档案史料，为学院选拔任用干部提供有效资料，更好的为我院发展服务。 

二、原则 

人事档案管理要坚持原则性、法规性、保密性和安全性。 

三、管理体制 

学院教职工的人事档案原则上由学院人事处或委托有资质档案管理机构保管，其他类的档案资料由所在部门派专人负责管理。 

四、档案分类 

学院职工人事档案分为试用期职工档案和正式职工档案两大类：

（一）试用期职工档案 

1、分类： 

试用期职工档案可分为基本资料类、试用期考核类、转正材料类等。 

2、档案材料包括： 

（1）求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、职工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、试用期劳动合同等； 

（2）转正申请、试用期末考核记录及其他与转正有关的材料。 

（二）正式职工档案 

1、分类： 

正式职工档案可分为基本资料类、合同协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类和离职类等。 

2、材料包括： 

（1）求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、职工登记表、技能调查表，身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本资料； 

（2）劳动合同及补充协议、保密协议等各种协议； 

（3）培训申请、培训记录、培训心得和培训效果评估等与培训相关的资料； 

（4）试用期的各类考核材料、正式录用后每年的考核材料等； 

（5）工资记录、调薪记录等； 

（6）职位说明书、职务变动等记录和资料； 

（7）各类奖励、处罚材料； 

（8）离职申请、离职交接手续等相关资料； 

（9）其他无法归入以上八项的材料。

五、人事档案的归类、排列与编号 

（一）人事档案的归类 

根据人事档案类别划分，把每份材料归入相应的类别中去。具体归类方法如下： 

1、按材料的名称归类：凡材料有准确名称的，即按名称归入所属类别。 

2、按材料内容归类：对只看名称还无法确定类目归属的材料，应根据其内容归入相应的类别。若材料内容涉及几个类目时，则应根据主要内容归入相应类目。 

（二）人事档案的排列 

人事档案归类后，每类中的材料应按一定的顺序排列，即按照材料形成的时间先后，从远到近，依次排列。采用这种办法便于掌握员工的成长和发展变化，有利于新材料的继续补充。