中国地质大学长城学院

院长（党委）办公室机构设置、人员编制、岗位职责

一、        机构设置

1、机构名称：院长（党委）办公室

1.1机要文秘室

1.2综合室

1.3档案室

1.4收发室

二、人员编制（共7人）

2.1院长（党委）办公室主任（负责全面工作，主抓综合协调工作）

2.2院长（党委）办公室副主任（协助主任抓好工作，主抓机要文秘工作）

2.3文字秘书

2.4文印统计档案机要管理员

2.5内勤

2.6行政秘书

2.7收发管理员

三、部门职能

院长（党委）办公室职能

四、岗位职责

4.1院长（党委）办公室主任岗位职责

4.2院长（党委）办公室副主任岗位职责

4.3文字秘书岗位职责

4.4文印统计档案机要管理员岗位职责

4.5内勤岗位职责

4.6行政秘书岗位职责

4.7收发管理员岗位职责

院长（党委）办公室职能

院长（党委）办公室是院长、党委书记和学院党政班子履行领导职能的综合办事机构。主要是围绕学院重要工作，积极发挥参谋助手、信息枢纽、综合协调和督办落实等作用。

一、贯彻执行党和国家的路线、方针、政策以及上级各项指令、决定和管理规章，根据院领导的指示，深入实际，调查研究，为学院领导开展工作提供依据和建议，为学院领导决策当好参谋。

二、负责全院性会议和院务会、党委会、院长办公会及专题会议的会务工作。检查、督促会议决定及其他重要决策的贯彻落实。

三、负责学院重大型活动的关系协调。

四、负责起草或复核以学院名义发出的重要公文和院领导重要讲话。

五、负责学院级文件制发工作，组织拟订有关全院性的规章制度，指导院内各单位处理公文。

六、负责学院党委、行政公文的收发、批办、传阅、催办、落实、整理、归档和保密等工作。

七、负责学院党委、行政印章的管理和使用，负责对院内各单位公章刻制进行审核。

八、负责协管校园维稳工作。

九、负责院长信箱、院领导接待日和群众来访等工作。

十、负责开展对外联络，接待重要来宾。

十一、负责学院综合统计工作。

十二、负责学院机要保密工作。

十三、负责学院档案室的管理，做好学院档案的收集、整理、立卷、保存等工作。

十四、负责院领导综合服务工作。

    十五、负责做好全院值班安排，协调应对各类紧急突发事件。

十六、负责学院公务用车的管理、调度。

十七、负责学院会议室、接待室、报告厅的日常管理。

十八、完成院领导交办的其他工作。

院长（党委）办公室主任岗位职责

院长（党委）办公室主任在院长书记领导下全面负责院长（党委）办公室工作，其职责是：

一、列席学院院务会、党委会会议；负责组织对会议决议事项的检查、督办和反馈工作。

二、协助学院领导做好对各单位、各部门的关系协调和校园维稳工作。

三、开展经常性的信息收集和和调查研究，为院领导决策提供服务，当好参谋。

四、负责对学院机构设置、规章制度建设等重大问题提出建议。

五、负责全院性会议、活动的筹备、组织和协调。

六、负责学院文电阅批、印章使用管理。

七、负责学院对外联络与交流工作。

八、负责组织对学院各单位、各部门办公室人员的业务培训。

九、负责分管办公室党政事务工作和文件发布把关。

十、负责分管办公室自身建设及人员、经费、劳动纪律等管理。

十一、完成院领导交办的其他工作。

院长（党委）办公室副主任岗位职责

院长（党委）办公室副主任在主任领导下协助主任做好办公室管理工作，主管机要文秘工作。

一、负责文件综合处理和学院党政发文的起草、修改和制发以及上报、下发等。

二、负责编写学院大事记、《工作简报》、部门大事记等。

三、负责学院一周安排及部门通知、公告等相关信息发布。

四、负责院长信箱、院领导接待日和群众来访等工作。

五、负责学院发展规划、工作计划以及重要规章、重要文章、重要讲话的筹划和起草。

六、负责学生申诉工作的组织和协调。

七、负责学院文印资料的建档、归档和管理。

八、完成主任交办的其他工作。

文字秘书岗位职责

文字秘书在主任和副主任领导下开展工作，其职责是：

一、负责学院院务会、党委会、院长办公会及学院办公例会的会务工作；做好会议记录、纪要；协助主任做好有关督查、督办工作。

二、根据主任、副主任的指示和安排，起草学院党政工作计划、总结、有关院领导讲话、报告、工作汇报等文字材料。

三、负责起草或初审以学院名义印发的公文、材料、函件等。负责收集、汇总学院各单位、各部门有关的工作计划、总结、汇报等文字材料。

四、根据领导指示做好专项调查研究、搜集材料工作。

五、负责办公室网站建设与日常网络维护更新工作。

六、完成主任、副主任交办的其他工作。

文印统计档案机要管理员岗位职责

文印统计档案机要管理员在主任和副主任领导下开展工作，其职责是：

一、负责学院印信管理。负责学院行政、党务印章和院长、书记印鉴的保管和使用；审核、办理各单位印鉴的刻制、启用、收缴。开具对外党政介绍信、证明信。

二、负责学院党政公文、重要文件资料以及领导交办的其他材料的印刷和装订。

三、负责各级、各类党政来文的登记、呈报、传阅等工作。

四、负责学院综合信息数据统计工作。及时收集、整理学院基本统计信息，做好各种统计材料的上报工作。

五、负责学院档案室的日常管理，做好学院档案的收集、整理、立卷、保存等工作。

六、负责做好学院机要保密工作。

七、完成主任、副主任交办的其他工作。

内勤岗位职责

内勤在主任领导下开展工作，其职责是：

一、负责办公室内勤的日常工作。

二、负责院领导办公室的卫生及内务整理工作。

三、负责办公室工作人员的考勤考核工作。

四、负责做好学院公务用车的调派工作。

五、负责学院办公楼钥匙的管理工作。

六、负责学院办公电话的统计制表、电话费交付和电话卡、乘车卡的发放工作。

七、负责办公室各类请示的草拟、呈报。

八、负责学院会议室、接待室、学术报告厅的日常管理。

九、负责院领导公寓设施的日常管理、检查报修工作。

十、负责院领导办公室及本部门固定资产、办公用品等管理工作。

十一、负责办公室库房的管理、登记工作。

十二、负责办公室本部门各类资料的收集、整理、立卷及归档等工作。

十三、完成主任交办的其他工作。

行政秘书岗位职责

行政秘书在主任领导下开展工作，其职责是：

一、协助主任做好学院行政规章制度的起草、修订，对已定制度的落实情况进行检查和监督。

二、负责院级会议及重大活动的通知、接待等事务性工作。

三、负责上级部门来院检查、指导工作及兄弟单位来院参观、访问的接待工作。

四、负责学院信访接待工作，对来信来访中提出的重要问题和建议及时向主任汇报。

五、负责全院值班安排和全院办公秩序的检查工作。

六、负责院总值班室、办公用房、教职工宿舍的安排和调配。

七、负责按配备标准统计上报全院增配的办公设施、设备。

八、负责办公室与学院其他部门及院外各有关单位的协调与沟通工作。

九、完成主任交办的其他工作。

收发管理员岗位职责

收发管理员在主任领导下开展工作，其职责是：

一、负责学院来往公文、机要文件、印刷品的收发、登记、投送工作。

二、负责学院报刊、杂志的征订及发送和全院师生员工报纸、杂志、平信、邮品、邮件的签收、登记、发送工作。

三、负责核查汇款单、电报、挂号信、特快专递等重要邮件，分别登记并妥善保管，及时公布收件人姓名、班级或单位。

四、负责保管学生信箱的备用钥匙。

五、完成主任交办的其他工作。